Edelliselle sivulle

SISÄLTÖ

1.YLEISTÄ

• 1.1 Tämän hankeoppaan tehtävät
• 1.2 Hyvän hankkeen tunnusmerkit
• 1.3 Erilaisten hanketyyppien esittely
• 1.4 Hankkeen osapuolet
• 1.5 Hankkeen etenemisen päävaiheet
• 1.6 Talous, rahoitustuki ja omarahoitus
• 1.7 Yleisimmät puutteet

2. HANKKEEN VALMISTELU

• 2.1 Hankkeen synty
• 2.2 Hankesuunnitelma
• 2.3 Hankkeen seurantatapojen valinta
• 2.4 Hankkeeseen liittyvien riskien arviointi

3. HANKKEEN KÄYNNISTÄMINEN

• 3.1 Aloituskokous ja menettelytapojen valinta
• 3.2 Hankesuunnitelman arviointi
• 3.3 Ohjausryhmän perustaminen

4. HANKKEEN TOTEUTTAMINEN JA SEURANTA

• 4.1 Ohjausryhmän toiminta
• 4.2 Ohjeita hankkeen toteuttajalle
• 4.3 Hankepäiväkirja ja muistiot
• 4.4 Talous ja kirjanpito
• 4.5 Hankkeesta tiedottaminen
• 4.6 Toteuttamisen ja seurannan pöytäkirjat, asiakirjat ja lomakkeet

5. HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN

• 5.1 Toiminnan alasajo ja tehtävien päättäminen
• 5.2 Kustannusseuranta
• 5.3 Hankkeen tulosten arviointi
• 5.4 Loppuraportointi ja maksatukset

6. TYÖN ALLA OLEVAT ASIAT

Kerää tähän hankkeen aikana kesken oleva materiaali

7. VALMIS MATERIAALI

Kerää tähän esitteet, tiedotteet, valokuvat ja muu hankkeeseen liittyvä valmis materiaali

8. HANKEPÖYTÄKIRJAT

Kerää tähän hankkeen aikana täytetyt pöytäkirjat (aloituskokous, johtoryhmän kokoukset, muistiot, seurantalomakkeet jne.)

9. HANKESUUNNITELMA, TUKIHAKEMUS JA –PÄÄTÖS, SOPIMUKSET

10. MUUTA HANKKEESEEN LIITTYVÄÄ

Sivun alkuun

1. YLEISTÄ

1.1 Tämän hankeoppaan tehtävä

Tämän oppaan tarkoituksena on auttaa hakijoita, hankkeiden vetäjiä, ohjausryhmiä ja muita toimijoita suunnittelemaan ja toteuttamaan hankkeensa rahoittajien ja muiden osallistujien vaatimusten mukaisesti. Opas sisältää yleisiä ohjeita hankkeen suunnitteluun, ohjaukseen ja seurantaan sekä valmiita pöytäkirjamalleja ja seurantamalleja.

Kaiken lähtökohtana on hyvä hankesuunnitelma. Kun hankesuunnitelmassa riittävän selkeästi kerrotaan, miksi hankkeeseen on ryhdytty, mitä hankkeella aiotaan saavuttaa, miten tavoitteeseen päästään, ja ketkä suorittavat hankkeeseen kuuluvat tehtävät, niin suunnitelma on myös helppo toteuttaa aiotulla tavalla ja siten saavuttaa hankkeelle asetetut tavoitteet. Myös rahoittajat myöntävät tuen nimenomaan hankesuunnitelman perusteella.

Kun hankesuunnitelma on tehty huolella ja sitä noudatetaan, niin vältytään mahdollisilta myöhemmiltä ongelmilta siinä, ettei suunnitelman mukaisia tuloksia ole saatu aikaan, ettei suunniteltuja toimenpiteitä ole voitu raportoida tai ettei suunnitelman perusteella myönnetyn tuen myöhempiä maksueriä voida enää perustellusti hakea. Eli on syytä kirjoittaa hankesuunnitelmassa mahdollisimman seikkaperäisesti mitä aiotaan tehdä, ja tehdä sitten niin kuin on kirjoitettu.

Usein hankkeen edetessä kuitenkin ilmenee, että alkuperäisen suunnitelman orjallinen noudattaminen ei ehkä johdakaan tavoiteltuihin tuloksiin. Tällöin on syytä tarkistaa suunnitelmaa käytännön tasolla siltä osin, kun sen kuvaamat toimintatavat eivät johda hankkeen tavoitteisiin. Samalla on kuitenkin pidettävä huoli siitä, että hankkeen seuranta ei vaikeudu ja sen onnistumisen mittarit pysyvät johdonmukaisina ja vertailukelpoisina.

Sivun alkuun

1.2 Hyvän hankkeen tunnusmerkit

Hyvällä hankkeella on monta eri tunnusmerkkiä. Alla on listaus keskeisimmistä tekijöistä joita varsinkin rahoittajat mutta myös muut hankkeeseen jollakin lailla osallistuvat yleensä edellyttävät:

Selkeä tavoite: joko tehtävä tai ongelma, joka hankkeen toteuttamisella halutaan korjata tai parantaa. Tukea saadaan yleensä alueelliseen kehittämiseen, jolloin tulee voida riittävän selvästi osoittaa, mikä on se ongelma, johon halutaan paneutua. Se voi olla hyvin laaja ja monivivahteinen (esim. koko maakunnan yrittäjien toimintaedellytysten parantaminen) tai hieman rajoitetumpi (esim. tietyn kylän elinkelpoisuuden turvaaminen). Yrittäjyyshankkeissa toiminta voi koskea kaikkia alueen yrityksiä mutta hanke voi rajoittua myös hyvin pieneen joukkoon (esim. 3 – 5 yrittäjän yhteistyön lisääminen yhteisen liikeidean kehittämiseksi). Sen sijaan esimerkiksi koulutus tai tilojen kunnostaminen eivät ole tavoitteita vaan keinoja niihin pääsemiseksi. Tavoitteiden on aina oltava perustana sille, millaiset lopputulokset ja toteuttamiskeinot hankkeeseen on valittu. Tavoitteiden toteutumista on myös voitava seurata hankkeen edetessä.

Realistinen aikataulu. Hankkeilla on aina oltava selkeä ja realistinen aikataulu, joka kattaa koko hankkeen keston. Kestäviä tuloksia on voitava saavuttaa aikataulun puitteissa. Lisäksi rahoitus myönnetään aina tietylle ajalle, jossa hanke tulisi saattaa päätökseen ja tehdä tarvittavat raportit. Hanke pitää myös pystyä lopettamaan niin, että vastuutahot voivat jatkaa pitkäaikaiseksi tarkoitettua toimintaa ilman ulkoista hankerahoitusta.

Tehtävät, vastuut ja päätöksenteko määritelty. Mitä tarkemmin tiedetään hanketta käynnistettäessä, mitä tulee tehdä, sitä helpompaa on myös pysyä aikataulussa, tavoitteissa ja kustannusraameissa.

Jos selkeästi on määritelty, kuka hankkeessa vastaa mistäkin asiasta ja päätöksenteosta, on helpompaa tehdä päätöksiä hanketta toteutettaessa. Harvoin edetään juuri niin kuin hankesuunnitelmassa on ajateltu, vaan usein matkan varrella tulee esiin tarpeita tehdä muutoksia ja päätöksiä toimenpiteistä, joita ei ole kirjattu hankesuunnitelmaan. Kun vastuualueet ja päätöksentekomalli ovat olemassa, on myös helpompaa tehdä tarvittavia korjauksia ja muutoksia alkuperäisiin suunnitelmiin.

Jos hankesuunnitelmassa ei ole määritelty tehtäviä ja vastuita, eivätkä seuranta‑ ja väliraportointi­periaat­teet ole selkeitä tai perustu aitoon osallistumiseen, on vaarana, että hanke ensimmäisten ongelma­tilan­tei­den tai maksatushakemusten vaatimien väliraporttien myötä kuivuu kokoon. Puutteel­lisesti määri­tel­ty­jen vastuusuhteiden takia kesken jäänyt hanke myös latistaa mukana olleiden motivaa­tiota tulevai­suu­dessa ryhtyä hanketyöhön.

Talous kunnossa: kustannukset ja rahoitus sekä kirjanpito. Muutostarpeet ja usein eteen tulevat lisäongelmat on helpompi kohdata, kun hankkeen tehtävien toteuttamis­kustannukset on huolellisesti arvioitu ja niiden suorittamiseen on varattu riittävät voimavarat. Voimavarat eli henkilötyö sivukuluineen, materiaalit ja tarvikkeet ja ostopalvelut on myös syytä määritellä selkeästi. Lisäksi niiden riittävyys hankkeen keskeisten tavoitteiden toteuttamiseksi on varmistettava siinäkin tilanteessa, että tukea ei saada aivan anottua määrää ja tuen maksaminen viivästyy niin, että osa menoista on voitava kattaa tilapäisesti muulla tavoin. Kirjanpidoksi hankkeissa yleensä riittää yksinkertainen kirjanpito, kunhan tositteet ovat asianmukaiset ja niistä ulkopuolinenkin voi vaivattomasti itse seurata hankkeen etenemistä.

Riittävän hyvä ja tarkka hankesuunnitelma. Hankesuunnitelman ei kuitenkaan tarvitse olla pitkä ja monimutkainen, kunhan siinä vain on oleelliset asiat kerrottu. Näitä ovat mm. hankkeen tavoitteen määrittely, tulevat tehtävät mahdollisimman seikkaperäisesti sekä niiden perustelu tavoitteen kannalta, aikataulu, kustannukset ja rahoitus, hakijan ja muiden toimijoiden määrittely ja organisaatio (kuka päättää toimenpiteistä, kuka ne tekee, mitkä ovat vastuukysymykset ja millainen on muutoksentekomenettely).

Riittävä dokumentointi. Tehdyt päätökset ja tehtävät on syytä kirjata kunnolla kokouspöytäkirjoihin tai mieluummin vielä erilliseen hankepäiväkirjaan. Mitä monimutkaisempi hankekokonaisuus on ja mitä useampia eri tahoja siinä on edustettuna, sitä tärkeämpää selkeä päätösten ja tehtävien kirjaaminen on, jotta tulokset voidaan mitata ja toiminta arvioida.

Vaikka edellä mainitut tunnusmerkit ovat selkeitä, ei niiden täyttäminen erityyppisten kehittämishankkeiden suunnittelussa ole suinkaan helppoa.

Hanke ei saa johtaa tilanteeseen, jossa kehitettävä toiminta jää riippuvaiseksi hankkeesta ja sen rahoituksesta. Muuten hankkeen lopettaminen ei onnistu eikä pysyviä vaikutuksia saada aikaiseksi.

Aloitteiden pitäisi lähteä hankkeessa mukana olevilta ja perustua heidän omiin tarpeisiinsa ja valintoihinsa sen sijaan, että hankesuunnitelma laadittaisiin ulkopuolisena asiantuntija‑ tai viranomaistyönä.

Hankkeen pitää voida reagoida sisäisiin ja ulkoisiin muutoksiin. Tarkemmat työsuunnitelmat tehdään vasta hanketta toteutettaessa. Hankkeen vaikutuksia ja tulosten kestävyyttä on tarkasteltava koko hankkeen ajan. Suuntaviivana tälle tarkastelulle ovat hankesuunnitelman tavoitteet ja välineenä seurantamittarit. Jos alkuperäinen suunnitelma ei johda tavoitteiden saavuttamiseen tai jos tavoitteet huomataan epärealistisiksi, on suunnitelmaa vastaavasti muutettava. Muutosmenettelystä on sovittava rahoittajan kanssa.

Onnistuessaan kehittämishanke luo uutta ja tuottavaa toimintaa, eikä itse tuota niitä palveluja tai tuotteita, joiden määrään, laatuun tai saatavuuteen sillä pyritään vaikuttamaan.

Sivun alkuun

1.3 Erilaisten hanketyyppien esittely

Hankemuotoista toimintamallia sovelletaan monilla eri osa-alueilla, joilla ei keskenään välttämättä ole paljoakaan yhteistä. Erilaiset tavoitteet vaativat erilaisia toimenpiteitä, joiden seurauksena hankkeet voivat olla pieniä tai suuria, selkeärakenteisia tai monipuolisia, yksityisen tai julkisen organisaation vetämiä ja niillä voi olla rakenteesta ja koosta riippuen hyvinkin erilaisia johtamis‑ ja toimeenpanomalleja.

Kaavio 1. Muutamien hanketyyppien luokitteluesimerkki

Seuraavassa muutamia esimerkkejä yleisistä hanketyypeistä. Esimerkkihankkeet ovat peräisin viime ohjelmakaudelta vuosilta 1995 – 1999:

Ympäristöhanke

Karjaanjoen vesistöön kuuluvan Nummenjoen – Pusulanjoen alueella sijaitsevan Pusulanjärven tilaa kohennettiin laatimalla järvelle hoitosuunnitelma. Suunnitelman pääkohteina olivat

hajakuormituksen pienentäminen laatimalla maatiloille tilakohtaiset suunnitelmat leveistä suojavyöhykkeistä, laskeutusaltaista ja kosteikoista sekä maisemanhoitokohteista

Pusulanjärven hoitosuunnitelman laadinta

järveen liittyvän arvokkaan lintualueen ja kulttuurimaiseman Seppälänsalmen kunnostus ja maisemanhoito

Tavoitteena oli laatia Nummenjoen – Pusulajoen alueella sijaitsevan Pusulanjärven kunnostus‑ ja hoitosuunnitelma sekä toteuttaa suunnitelmassa esitetyt toimenpiteet järven tilan kohentamiseksi.

Kokonaisrahoitusta myönnettiin ja käytettiin 150 000  mk, josta EU:n osuus oli 27 %, muun julkisen rahoituksen osuus 53 % ja oman yksityisen rahoituksen osuus 20 %. Toteutusaika oli 1 vuosi 1 kk. Hanke kuului 5b-ohjelmaan.

Tämä hanke on tyypillinen paikallisen hoitokunnan organisoima järvenkunnostushanke, jossa omarahoitusosuus koostui pääasiassa talkootyöstä. Hanke on yksinkertainen ja selkeä ja sen tavoitteen‑ ja tehtävänasettelu on erinomainen.

Kylähanke

Teuron – Kuuslammin kylälle laadittiin sekä kylä‑ että tonttiesitteet. Kylän käsityönäyttelystä tehtiin laaja matkailutuote. Kylän viihtyisyyttä lisättiin kunnostamalla ympäristön alueita. Hankkeen avulla luotiin edellytykset kotimuseotoiminnan aloittamiseksi. Lisäksi hankkeeseen kuului kylätalon peruskorjausinvestointi. Tavoitteena oli kylän elvyttäminen parantamalla sen edellytyksiä matkailukohteena, muuttokohteena ja viihtyisänä asuinpaikkana.

Kokonaisrahoitusta myönnettiin 448 900 mk ja käytettiin 394 000 mk, josta EU:n osuus oli 32 %,  muun julkisen rahoituksen osuus 56 % ja oman yksityisen rahoituksen osuus 12 %.  Toteutusaika oli 2 vuotta 1 kk. Hanke kuului 5b-ohjelmaan.

Teuron kylähankkeen tavoin useat maaseututaajamat ovat etsineet matkailusta piristysruisketta ja monipuolistajaa elinkeinotoiminnalleen. Toimenpiteet vaihtelevat paikallisten matkailuvahvuuksien mukaan. Tässä hankkeessa on matkailun lisäksi pyritty muutenkin parantamaan asumisen edellytyksiä ja turvaamaan kylän jatkuvuutta muuttoliikkeellä. Hanke lisäksi loi edellytykset kahdelle pysyvälle toiminnolle: kotimuseolle ja kylätalolle.

Investointihanke

Metsähallituksen tavoitteena oli luontokeskuksen rakentaminen Forssan kaupungin sekä Tammelan, Lopen, Ypäjän ja Jokioisten kuntien yhdessä omistamalle maa-alueelle Tammelan Ruostejärven eteläpuolelle, Hämeen härkätien varrelle. Kunnat vuokrasivat tontin Metsähallitukselle vähintään 50 vuodeksi nimellistä vuokraa vastaan.

Luontokeskus palveli Liesjärven ja Torronsuon kansallispuistoja sekä useita muita arvokkaita luonnonsuojelualueita Hämeen järviylängöllä: Luontokeskus edisti merkittävällä tavalla luontomatkailun ja luonto-opetuksen kehittämistä Hämeen maakunnassa. Keskuksen työllistävä vaikutus oli kokonaisuudessaan matkailusektorilla muutama kymmenen työpaikkaa. Luontokeskuksen vuosittaiset käyttökustannukset jaettiin usean eri tahon kesken.

Kokonaisrahoitusta myönnettiin ja käytettiin 7 750 000 mk, josta EU:n osuus oli 52 % ja muun julkisen rahoituksen osuus 48 %. Toteutusaika oli 2 vuotta 5 kk. Hanke kuului 5b-ohjelmaan.

Investointihankkeet ovat usein taloudellisesti muita hankkeita mittavampia mutta suhteellisen selkeärakenteisia, kuten tämäkin Metsähallituksen palvelukeskuksen rakentaminen. Toisaalta ne voivat olla myös pienempiä maatalouden liitännäiselinkeinoihin tai maaseutuyritysten muihin elinkeinoihin liittyviä hankkeita.

Tämän hankkeen ensisijainen tavoite oli luoda pysyviä työpaikkoja sekä lisätä matkailijoiden määrää. Useimmissa investointihankkeissa EU:n rahoitusosuus on alle puolet tämän hankkeen määrästä. Yksityisissä investointihankkeissa julkisen rahoituksen osuus kokonaisuudessaan jää yleensä alle 40 prosenttiin.

Koulutushanke

Hankkeella pyrittiin tarjoamaan ajankohtaisia koulutuspalveluita, joita voitiin käynnistää tarpeen mukaan ja sen laajuisena kuin kulloinkin oli tarve. Koulutuspakettien toteuttamisessa hyödynnettiin koko maakunnan osaamista. Yrityksille suunniteltiin koulutus- ja konsultointipaketteja huomioiden viennin/tuonnin vaihe ja aikaisempi kokemus Venäjän kaupasta. Asiantuntijaverkoston sitouttamisen ja yhteisen koulutussuunnittelun tuloksena kouluttajat tunsivat paremmin eri konsulttiyritysten palvelut ja pystyivät ohjaamaan yrityksiä oikeille asiantuntijoille. Liittämällä ko. verkostoon venäläisiä tahoja voitiin parantaa ajankohtaisimman tiedon saatavuutta ja lisätä yhteistyötä rajan yli. Lisäksi hankkeessa laadittiin esite koulutustarjonnasta ja yritysten käytössä olevista asiantuntijapalveluista.

Hankkeella saavutettiin palvelujen nopea saatavuus, edullisuus, joustavuus ja laatu. Lisäksi muodostui kaksisuuntainen tiedonvaihto Karjalan yritysten ja Itä-Suomen elinkeinoelämän välille Venäjän kaupan kehittämiseksi ja ylläpitämiseksi.

Kokonaisrahoitusta myönnettiin 380 000 mk ja käytettiin 332 000 mk, josta EU:n osuus oli 58 % ja muun julkisen rahoituksen osuus 42 %. Toteutusaika oli 6 kk. Hanke kuului Interreg-ohjelmaan.

Tämä koulutushanke on tarkkaan pohdittu kokonaisuus, jonka tavoitteenasettelu on laajahko ja toiminnot  monipuoliset. Koska toimijana oli julkinen organisaatio, yksityistä rahoitusta ei tarvittu. Koulutushankkeita on hyvin monentyyppisiä, riippuen siitä, keille ne on suunnattu, ja kuinka laajaa tai syvää koulutustarjonta on.

Elinkeinotoiminnan kehittämishanke

Projektin tavoitteena oli maaseutuyritysten yrittäjävalmiuksien lisääminen, matkailupalvelujen kehittäminen perinteisten maaseutuelinkeinojen rinnalla sekä oppilaitos- ja yritysyhteistyön avaaminen Baltiassa toimivien suomalaisten yritysten kanssa. Toteutus tapahtui erilaisissa seminaareissa, messuilla, työpajoissa sekä opettajien ja opiskelijoiden harjoitteluvaihdossa. Lisäksi projektia toteutettiin erilaisissa tutkimus‑ ja kehittämishankkeissa erityisesti yhteistyössä yritysten kanssa. Tavoitteena olivat myös opinnäytetyöt.

Tavoitteina oli opiskelijoiden ja opettajien Viro-osaamisen ja kielitaidon lisääminen sekä kotimaisten toimijoiden lisääntynyt yhteistoiminta Virossa toimivien suomalaisyritysten kanssa. Lisäksi pyrittiin monipuolistamaan maaseutuyritysten toimintaa ja kehittämään Eestin maatalousyliopiston koulutuksen sisältöä ja opetusmenetelmiä.

Kokonaisrahoitusta myönnettiin 230 000 mk ja käytettiin 70 000 mk, josta EU:n osuus oli 37 % ja muun julkisen rahoituksen osuus 67 %. Toteutusaika oli 2 vuotta 1 kk. Hanke kuului Interreg-ohjelmaan.

Elinkeinotoiminnan kehittämishankkeista on vaikea esittää mitään tyyppihanketta. Tämäkin esimerkki on sikäli ehkä epätyypillinen, että se suuntautuu ulkomaille. Yhteistä näille hankkeille kuitenkin on monipuolisuus ja laajahko tehtäväkenttä. Ehkä yleisimmät elinkeinohankkeet ovat maatalouden liitännäiselinkeinojen kehittämishankkeita.

Saariston pienhanke

Strömslandin kartanon päärakennuksen tiilikatto uusittiin. Tavoitteena oli parantaa saariston maisemakuvaa rakennusten ulkoasua kohentamalla.

Kokonaisrahoitusta myönnettiin 35 000 mk, josta EU:n osuus oli 29 %, muun julkisen rahoituksen osuus 29 % ja oman yksityisen rahoituksen osuus 42 %. Toteutusaika oli 3 kk. Hanke kuului 5b-ohjelmaan.

Saaristo on sikäli erityisasemassa mantereeseen verrattuna, että siellä niin asutus kuin muukin toiminta on hyvin pienimuotoista, luonto kaunista mutta haavoittuvaa ja hidas liikkuminen paikasta toiseen rajoittaa vahvasti lähes kaikkea elinkeinotoimintaa. Siksi saaristohankkeet ovat usein yksityiseen ympäristönhoitoon liittyviä mikrohankkeita, jollaisia ei mantereella toteuteta.

Yleishyödyllinen hanke

Tavoitteena oli sellaisten asiantuntijoiden yhteistoiminnan aikaansaaminen, jolla voitiin siirtää Joensuun yliopiston ja Pohjois-Karjalan eri yhteisöjen karjalaisen kulttuurin ja perinteen osaamista alueen tuotteisiin sekä esitellä, markkinoida ja myydä niitä. Se edellytti yhteistoimintaa, verkostojen synnyttämistä ja näyttely- ja myyntitoiminnan sijoittamista riittävän keskeiselle paikalle. Toiminta sijoittui Koskikatu 5:n kiinteistöön, jonka 1. kerroksen tilaa käytettiin matkailutuotteiden esittelyyn ja myyntiin sekä koko Karjalan alueen esittelyyn.

Carelicumin tavoitteena oli tarjota tietoa ja osaamista Karjalan historiasta ja karjalaisuudesta. Carelicum kokosi tietoa Karjalasta, esitteli sitä ja hyödynsi alueen omaleimaista kulttuuria tuotteiden kehittelyssä ja koulutuksessa. Carelicum toimi porttina ja mielikuvan antajana karjalaisuuteen ja karjalaisiin matkailukohteisiin. Carelicum kehitti matkailutuotteita sekä niitä tukevia ohjelmapalveluja ja kasvatti karjalaisuuteen perustuvaa pienyritystoimintaa. Tapahtumat, esitykset sekä seminaarit ja muu koulutus laajensivat Karjalan kulttuurin tuntemusta ja lisäsivät matkailijamääriä kaupungissa myös matkailullisesti hiljaisina ajankohtina.

Kokonaisrahoitusta myönnettiin 1 920 000 mk ja käytettiin 1 628 614 mk, josta EU:n osuus oli 48 % ja muun julkisen rahoituksen osuus 52 %. Toteutusaika oli 3 vuotta. Hanke kuului Interreg-ohjelmaan.

Yleishyödyllisten hankkeiden tavoitteet ovat monesti laveita ja toteuttajina on lähes aina jokin julkinen taho. Hankkeiden kokokin on usein keskimääräistä suurempi.

Sivun alkuun

1.4 Hankkeen osapuolet

Hankkeissa on yleensä aina mukana laajahko joukko eri tahoja, joilla kullakin on omat etunsa ja odotuksensa.

Hankkeen ideoija on useimmiten myös hankkeen vetäjä, joka tuo hanketta julki muille asianosaisille, organisoi toimintaa ja hakee hankkeelle rahoitusta.

Kun hanke on syntynyt, se voidaan toiminnallisesti jakaa kolmeen päätekijään, jotka ovat hankkeen päätöksentekijä, toimeenpanija ja rahoittaja. Lisäksi hankkeeseen liittyvät ne tahot, joihin hankkeen toiminta kohdistuu ja ne, joiden etu on valvoa, että hanketta toteutetaan oikein.

Hankkeen koosta ja luonteesta riippuen voivat eri toimijat samanaikaisesti hoitaa useampaa tehtävää  hankkeessa tai kaikki toimijat voivat olla toisistaan erillisiä. Hankkeen alullepanija on usein rahoituksen hakija ja päätöksentekijä, pienemmissä hankkeissa myös toimeenpanija ja toteutumisen valvoja sekä yksi niistä, joihin hankkeen toimenpiteet kohdistuvat.

Päätöksenteko ja toimeenpano kannattaa — jos hankkeen koko sen vain mahdollistaa — eriyttää siten, että päätöksentekoa hoitamaan kootaan ohjaus‑ tai johtoryhmä ja toimeenpanevaksi elimeksi valitaan työryhmä, jonka alaisena mahdollinen muu hankkeen organisaatio toimii.

Rahoittaja yleensä valvoo hankkeen etenemistä. Rahoittaja myös yksi niistä eturyhmään kuuluvista, joita hankkeen tavoitteiden saavuttaminen palvelee suoraan tai välillisesti. Valvojan tehtävä on tarkastaa, onko edetty hankesuunnitelman mukaan, onko saatu aikaan tavoitetta palvelevia tuloksia odotetusti ja onko pysytty kustannusraamien puitteissa.

Hankkeen toteutumisesta hyötyvät ovat yleensä siinä mukana sekä toteuttajina että päätöksentekijöinä.

Hankkeen eri osapuolet ovat näin ollen:

• hankkeen vetäjä, joka on myös hankkeen rahoituksen hakija, päätöksentekijä ja johtoryhmän jäsen, sekä saattaa myös osallistua pienemmissä hankkeissa toteuttamiseen
• päätöksentekijä, joka on hankkeen johto‑ tai ohjausryhmä, jollainen useimmiten vaaditaan kaikkien rahoitusmuotojen myöntämisen ehtona
• toteuttaja, joka on isommissa hankkeissa työryhmä ja sen alaisena toimiva organisaatio, pienemmissä hankkeissa toteuttaja on yleensä sama kuin päätöksentekijä
• rahoittaja, joka on yksityinen, yritys tai yhteisö, joka on myöntänyt hankkeelle rahoitusta, jos hanke palvelee suoraan tai välillisesti jotain rahoittajan tavoitetta
• valvoja on taho, jonka etu on, että hanke toteutetaan aiotulla tavalla, esimerkiksi rahoittajaviranomainen, hankkeen vetäjä itse ja hankkeen edunsaajat. Kahden viimeksi mainitun valvonta on hankkeen omavalvontaa
• hankkeen edunsaajat ovat niitä ihmisiä, yrityksiä tai yhteisöjä, joiden etua hankkeen toteuttaminen palvelee, esimerkiksi maanviljelijät, kunnat, kyläyhdistykset, yritykset, yksityiset ihmiset ja erityisryhmät

Sivun alkuun

1.5 Hankkeen etenemisen päävaiheet

Hanke syntyy tarpeesta

Hankkeet syntyvät aina tarpeista, jotka voivat olla joko erilaisia ongelmia tai puutteita tai toisaalta ne voivat syntyä havaituista parannus‑ tai kehittämismahdollisuuksista. Kun tarve on tiedostettu ja siihen on ideoitu tai havaittu olevan toteutettavissa oleva ratkaisu, hankkeen lähtökohta on luotu.

Hankeajatuksen alkukehittelyä ja pohdintaa voi nopeuttaa ja kirjoittamalla siitä mieleen tulevia asioita paperille ja vaihtamalla mielipiteitä muiden asiasta mahdollisesti kiinnostuneiden kanssa. Tämän kehittelyprosessin aikana elinkelpoinen hankeajatus kirkastuu ja muovautuu sellaiseksi, että sille voidaan alkaa etsiä toteuttajia ja rahoittajia. Samalla on tullut luodatuksi muiden kiinnostusta hankkeeseen ja on syntynyt alustava näkemys siitä, paljonko kiinnostuneita osallistujia mahdollisesti on ja keitä he ovat.

Kun hankeajatus tai alustava suunnitelma sen toteuttamiseksi on esitetty jollekin aluekehitysviranomaiselle, TE-keskukselle tai paikalliselle toimintaryhmälle, sen esittäjä osataan kyllä ohjata oikean viranomaisen ja kehittämisohjelman luo. Tässä vaiheessa hankkeen elinkelpoisuutta punnitaan, ja hankkeen esittäjälle annetaan palautetta ja neuvoja hankkeesta.

Hyvä suunnittelu on tae menestyvälle hankkeelle

Lupaavan hanke-esityksen seuraava ja tärkein vaihe on hankkeen suunnittelu. Suurikokoisissa, kalliissa ja paljon riskejä sisältävissä hankkeissa on tapana aloittaa suunnittelu esiselvityksen teolla, jossa ei tehdä vielä varsinaista hankesuunnitelmaa, vaan tutkitaan alustavammin, kannattaako edes hankkeen varsinaista suunnittelu-urakkaa aloittaa, eli onko se riittävän toteuttamiskelpoinen. Normaalikokoisissa ja pienemmissä alueellisissa kehittämishankkeissa tätä vaihetta ei tarvita, vaan hankeidean toteuttamiskelpoisuus nähdään jo keskusteltaessa siitä viranomaisen kanssa. Suunnittelu aloitetaan laatimalla suoraan varsinainen hankesuunnitelma, jota johdantoluvussa kuvattiin ja johon palataan tarkemmin luvussa 2.2.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty ‑sanontaa kannattaa käyttää mottona, sillä mitä seikkaperäisempi ja ajatellumpi suunnitelma on, sitä helpompi itse hanke on myöhemmin toteuttaa ja sitä varmemmin hankkeelle saadaan myönteinen rahoituspäätös.

Suunnitelmassa määritetään mm., mitkä ovat hankkeen varsinaiset tavoitteet ja miten niiden saavuttamista mitataan hankkeen edetessä, ketkä tekevät päätökset hanketta toteutettaessa (ohjaustyhmä), ketkä toteuttavat käytännön tehtävät (työryhmä, hankeorganisaatio), mikä on hankkeen aikataulu, kustannusarvio, suunniteltu rahoitus, kuinka hanke tiedottaa toiminnastaan, jne.

Hankesuunnitelman teossa on hyvä olla mukana mahdollisimman moni hankkeeseen mukaan tuleva, ja suunnitelman tekoa koordinoivan tai sen tekijän kannattaa kierrättää suunnitelmaa sen valmistumisvaiheissa muiden todennäköisten ja halukkaiden hankkeeseen osallisten nähtävänä ja kommentoitavana. Tällä tavoin hankkeen taakse saadaan jo alkuvaiheessa toimiva ja motivoitunut joukko toteuttajia, ja laajasti hyväksytyn hankesuunnitelman myötä koko hanke palvelee paremmin siihen osallistuvia.

Aloituskokouksessa ryhdytään toimeen

Suunnitelman valmistuttua tai mieluummin vasta rahoituspäätöksen tultua ja hankkeen toteuttamisen edellytysten varmistuttua pidetään varsinainen aloituskokous, josta tehdään pöytäkirja. Aloituskokouksessa hankesuunnitelma pannaan täytäntöön: kokouksessa perustetaan ohjausryhmä, valitaan tarvittaessa hankkeen vetäjä ja työryhmät sekä hankkeen toteuttajat, päätetään tarkemmin toimenpiteistä, joihin ryhdytään, aikataulusta sekä keskustellaan niiden kustannuksista. Jos hankkeen laajuus antaa aihetta, aloituskokouksessa voidaan myös päättää erillisen tehtäväsuunnitelman laatimisesta määräajoin.

Aloituskokouksen pöytäkirja on tärkeä asiakirja, johon todennäköisesti palataan usein. Hankkeen alusta asti selkeä dokumentointi eli sovittujen asioiden, ehdotusten ja päätösten kirjaaminen loogiseen ja helposti luettavaan muotoon kokouspöytäkirjoihin ja hankepäiväkirjaan helpottaa hankkeen ohjaamista sekä raportointia mm. rahoittajalle. Kirjatuista päätöksistä ja tehtävänjaosta nähdään, missä mennään ja kenellä on vastuu mistäkin osa-alueesta. Ehdotukset ja puheenvuorot taas antavat viitteitä siitä, mitkä ovat hankkeeseen osallisten tarpeet ja onko esimerkiksi suunnitelmia syytä tarkistaa. Tavoiteltavin tapa kirjaamisessa on katkeamaton ketju, eli jokainen yksittäinen tehty toimenpide voidaan jäljittää johonkin aiempaan päätökseen.

Seuranta ehkäisee ongelmatilanteita

Hankkeen taloudellinen seuranta on yhtä lailla olennainen osa dokumentointia. Vähimmäisvaatimus on, että hankkeella on oma kirjanpito ja että kaikista hankkeen kirjatuista kuluista (laskuista) voidaan sanoa, mihin osioon hanketta ne kuuluvat ja miten ne liittyvät hankkeeseen. Kirjanpidon ei silti tarvitse olla kahdenkertainen.

Hyvään kirjanpitoon kuuluu myös, että ulkopuolinen pystyy sen perusteella ilman kenenkään selityksiä toteamaan, mitä on tehty, mitkä ovat olleet kustannukset ja että sekä tehtävät että kustannukset todellakin kuuluvat hankkeeseen.

Hankkeen edetessä ohjausryhmä kokoontuu määräajoin ja riittävän usein. Kokouksissa todetaan, onko tullut tehtyä, mitä edellisessä kokouksessa päätettiin, ja päätetään myös, mitä seuraavaan kokoukseen mennessä tehdään. Toimivuuden kannalta olennaista on, että toimenpiteitä edeltää aina päätös.

Ohjausryhmän on tiedettävä myös, miten menetellä, jos huomataan, ettei voidakaan tehdä, kuten hankesuunnitelmassa on sanottu eli esimerkiksi jos kustannukset karkaavat tai hankesuunnitelmassa on tehty virhearvio. Suunnitelman muutokset eivät kuitenkaan saa olla mielivaltaisia ja niistä on raportoitava niin hankkeen toteuttajille kuin rahoittajillekin.

Pienimmissä hankkeissa jakoa ohjaus‑ ja työryhmään ei tarvita, vaan on ehkä parempikin, että muodostetaankin vain yksi (ohjaus)ryhmä. Tällöin pöytäkirjoista tulee voida erottaa, mitä on päätetty ja miten toimeenpano on todennettu.

Hyvä lopetus kruunaa vaivannäön

Kun hanke lähestyy loppuaan, aloitetaan hankkeen hallittu alasajo niin, ettei mikään asia jää roikkumaan ja alkuun saatetut toimenpiteet saatetaan päätökseen asti. Usein käy niin, että esimerkiksi kustannusten virhearviointi ja rahoituksen riittämättömyys aiheuttavat sen, ettei kaikkia suunniteltuja tehtäviä voida saattaa loppuun, aikataulut venähtävät, tai ennakoimattomat ulkoiset tekijät vaikeuttavat loppuunsaattamista.

Hankkeen päätteeksi siitä tehdään loppuraportti, jossa todetaan hankkeen vaiheet, tehdyt toimenpiteet, hankkeen anti siihen osallisille ja — tärkeimpänä ­— verrataan hankkeen tuloksia sille alun perin asetettuihin tavoitteisiin. Yleensä loppuraportointi on myös ehtona hankkeelle myönnetyn tuen loppuosan maksamiselle.

Sivun alkuun

1.6 Talous, rahoitustuki ja omarahoitus

Olennainen osa niin suunnittelua kuin seurantaakin on hankkeen talous ja sen pysyminen tasapainossa. Hanketta suunniteltaessa todennäköisesti ei kaikkia kustannuksia osata ennakoida ja arvioida oikein. Siksi hankkeen taloutta on seurattava jatkuvasti, minkä helpottamiseksi kirjanpidon on oltava asianmukainen. Hankkeella on aina oltava oma kirjanpito, johon kirjataan kaikki hankkeen maksutapahtumat, sekä myös ne tapahtumat, joissa raha ei liiku, eli esimerkiksi oman talkootyön arvo tai hankkeeseen sijoitettu oma omaisuus.

Kirjanpito tulee olla lain mukainen. Monesti riittää yhdenkertainen kirjanpito, eli tilitapahtumia ei tarvitse kirjata erikseen meno‑ ja tulotileille ja uudelleen tulostilille tai vastaavasti saatava‑, velka‑ ja omaisuustileille ja tasetilille, vaan riittää, että menot ja tulot on kirjattu omille puolilleen ja että ne täsmäävät.

Hankkeen talousseurannassa tärkeintä on varmistaa, että tulevat toimenpiteet vastaavat hankesuunnitelman kustannusarviota ja myös rahoitus vastaavasti noudattaa suunnitelmaa. Yhtä tärkeää on varmistaa maksuvalmius, sillä tuki maksetaan aina jälkikäteen maksatushakemusten perusteella, pois lukien mahdollinen ennakko. Tosin sanoen vaikka omarahoitusosuus olisikin pieni ja siitäkin ehkä osa talkootyötä tai tavaraa, laskut on kuitenkin voitava maksaa käteisellä.

Eri ohjelmissa tukitaso vaihtelee hieman. Tukea voidaan myöntää sekä toimintaan että hankintoihin (investointeihin). Toimintakustannuksiin myönnettävän tuen maksimimäärä on yleensä 50 – 75 % ja hankintoihin tukea myönnetään vähemmän, noin 35 – 50 %, koska niille jää rahallista arvoa vielä hankkeen päätyttyäkin. Hankesuunnitelmaa tehdessä on kuitenkin huomattava, että myönnetty tuki monesti jää jopa reilusti alle tukimaksimin. Yksityisten toimijoiden hankkeisiin vaaditaan aina yksityistä omarahoitusta. Maaseudun kehittämishankkeen vuotuiset toimintakustannukset vaihtelevat yleensä 10 000 ja 300 000 markan välillä. Jos hankkeeseen liittyy investointeja, niiden suuruus voi vaihdella hyvinkin paljon enemmän.

Harkinnanvaraista tukipäätöstä tehdessä arvioidaan hakijan maksukyky ja vaadittava omarahoitusosuus mitoitetaan sen mukaan. Tukea siis myönnetään vain sen verran, että toiminta voidaan toteuttaa. Ja kuten jo mainittiin, hakijan maksuvalmiuden pitää yleensä olla vaadittavaa omarahoitusosuutta suurempi, koska tuki maksetaan jälkikäteen. Viive riippuu sekä maksatushakemusten ja väliraportoinnin laadusta ja luotettavuudesta että viranomaisten ohjelmakohtaisten käsittelyaikojen pituuksista, jotka voivat olla huomattaviakin.

Rahoittajan vaatiman omarahoituksen ei tarvitse kuitenkaan olla kokonaan rahaa, vaan tietty osa siitä voidaan hyväksyä korvattavaksi tavarana (esim. puuna), omien koneiden ja kaluston käyttönä (esim. traktori), tai omana talkootyönä, joissa molemmissa hinnoittelu perustuu tehtyihin työ‑ tai konetunteihin. Aiottu oma työpanos on aina syytä ensin hyväksyttää rahoittajalla, mikä käytännössä tapahtuu siten, että rahoitustukihakemukseen merkitään sekä kustannusarvioon että rahoituspuolelle tuo aiottu oma panos, ja katsotaan, miten rahoituspäätöksessä ehdotus on hyväksytty.

Jos hankkeeseen sijoitetaan muuta omarahoitusta kuin rahaa, on kirjanpidossa huomioitava, että se on kirjattava sekä tulo‑ että menopuolelle. Esimerkiksi jos hakija tekee omarahoitusosuudeksi hyväksyttyä talkootyötä 500,- arvosta, hän kirjaa tuon 500,- tulopuolelle omarahoitusosuudeksi. Mutta samalla hän kirjaa tuon saman 500,- myös menopuolelle, koska jos sama työ olisi teetetty ulkopuolisella hintaan 500,-, siitä olisi pitänyt silloinkin maksaa. Sama periaate pätee myös tavaraan ja kaluston käyttöön.

Sivun alkuun

1.7 Yleisimmät puutteet

Hankkeiden hallinnointiin ja suunnitteluun liittyvät puutteet

Hankesuunnitelmassa ei ole oikeasti tai riittävän täsmällisesti määritelty, mitä toimenpiteitä aiotaan tehdä, vaan ylimalkaisesti vain on todettu esimerkiksi maatalouden toimeentulon ongelmat tai että tarvitaan uusia toimenpiteitä ongelman ratkaisemiseksi. Aiotut toimenpiteet on nimettävä ja perusteltava, miksi juuri niillä voidaan saavuttaa hankkeen päämäärät.

Hankkeen tavoitteet ovat liian epämääräisiä tai yleisluontoisia, jotta niiden saavuttamista voitaisiin mitata tai edes arvioida, esimerkiksi aiotaan parantaa yleistä hyvinvointia. Tavoitteiden ja niihin pyrkimisen on oltava mitattavissa tai luotettavasti arvioitavissa, jotta voidaan arvioida hankkeen etenemistä tavoitteisiinsa.

Suunnitelmassa ei ole mietitty, mikä tehtävänjako kullakin hankkeessa on, eli kuka päättää, kuka toteuttaa ja kuka valvoo, että toteutus vastaa päätöksiä. Tehtävänjaon on oltava selkeästi määritelty.

Aikataulut ovat usein ylioptimistisia. Liian tiukan aikataulun vuoksi voivat tulosten kannalta tärkeät työvaiheet jäädä vaillinaisiksi. Suunnitteluun on paneuduttava paremmin.

Dokumentointi puutteellista tai jopa puuttuu, eli ei ole kirjattu täydellisesti, missä ja milloin kukin asia on päätetty, mitä oikeastaan on päätetty, tai mitä lopulta on tehty. Projektin vetäjällä tai vastuullisimmalla toimenpanijalla tulisi olla hankepäiväkirja, johon kaikki hankkeeseen liittyvät asiat ja toimenpiteet kirjataan.

Hankesuunnitelmaa laadittaessa ei ole lopullista tietoa käytettävissä olevista voimavaroista ja rahoituksesta. Jos lopullinen rahoitus poikkeaa anotusta, pitäisi suunnitelmaa vastaavasti muuttaa todellisen rahoituksen mukaiseksi. Usein kuitenkin jatketaan alkuperäisen suunnitelman mukaan, joskin pienennetyillä voimavaroilla. Ja jos ne olivat alunperin oikein mitoitettu, ei tavoitteisiin tällöin päästä. Hankkeen toteuttaminen voi jäädä pelkäksi tuloksettomaksi puuhasteluksi. Hankesuunnitelmaa on muutettava, jos sen toteuttamisedellytykset ovat vaarantuneet.

Hankkeen tavoitteet on asetettu jonkin ihannetavoitteen mukaisiksi, mutta on unohdettu todelliset toteutusmahdollisuudet ja riskit, ja hankkeen toteuttamiskelpoisuus vaarantuu. Suunnittelussa on punnittava paremmin sekä riskitekijät että realistiset toimintamahdollisuudet olemassa olevilla voimavaroilla.

Syntyneitä kustannuksia ei voida yhdistää hankkeeseen eli on vain nippu maksettuja laskuja. Kirjanpidon ja siihen liitettyjen tositteiden on oltava niin selkeitä ja yksiselitteisiä, että niiden perusteella vieraskin voi ilman apua todeta, mihin osaan hanketta kukin kustannuserä kuuluu.

Hankkeiden toimeenpanoon liittyvät puutteet

Hankkeen vetäjällä tai päättäjillä ei ole riittävää asiantuntemusta, eikä sitä uskalleta hakea ulkopuolelta. Esimerkiksi esitteitä, markkinointitoimenpiteitä tai muita hankkeen tehtäviä tehdään liian puutteellisin tiedoin. Erityisesti yrittäjyyskehittämishankkeissa tämä on ongelma. Suunnitteluvaiheessa on harkittava tarkkaan, mitä oikeastaan osataan tehdä ja mihin myös on aikaa, ja missä osissa oma osaaminen ei riitä edes kohtuullisen ajan kanssa. Tällöin on ostettava palvelut ulkopuolelta ja huomioitava tämä kustannusarviossa. Realismi on usein eduksi tuenhakuvaiheessa.

Hankkeen toimijoilla on liian suuret odotukset hankkeelta. Esimerkiksi pienellä kehittämishankkeella aiotaan saattaa koko kylä kuntoon. Huolellinen paneutuminen suunnitteluvaiheessa ja vuoropuhelu rahoittajatahon asiantuntijan kanssa avaa silmät tehokkaasti. Myös hankkeeseen osallistuvat ovat motivoituneempia, kun tavoitteet on mitoitettu siten, että ne voidaan myös saavuttaa.

Hankkeeseen ei saadakaan omia sidosryhmiä tai osallistujia mukaan tai riittävästi sitoutumaan hankkeen tuleviin toimenpiteisiin. Hanketta ei ehkä ole valmisteltu riittävän laajassa piirissä, jotta se olisi ehtinyt saada yleistä hyväksyntää tai tunnettavuutta. Toisaalta hanke voi vaikuttaa liian vaikeasti toteutettavalta tai epäuskottavalta, eikä osallistujilla ole sen suhteen siksi motivaatiota. Ratkaisuna voisi olla avoimempi ja laajempi valmistelu, tavoitteiden mitoittaminen realistisemmiksi tai koko hankkeesta luopuminen, jos sille ei ole kysyntää.

Rahat loppuvat kesken tai heti alkuunsa. Kustannuksia ei ole alun perin mitoitettu oikein, oma maksuvalmius ei ole ollut riittävä kattamaan juoksevia menoja tai on ehkä oletettu, että kyllä tuen kanssa pärjätään. Tai kustannusten seuranta on ollut leväperäistä. Huolellinen suunnittelu ja asiantuntijoiden arvioiden kysyminen ehkäisevät kustannusten aliarvioimista. Lisäksi on muistettava, että omaa maksuvalmiutta on varattava riittävästi, koska pääosa tuesta maksetaan jälkikäteen jo toteutuneiden menojen perusteella.

Alun perin hankkeen motiivina olikin hakea tukea eikä ensisijaisesti ongelman tai puutteen korjaaminen tai muu kehittäminen. ”Haetaan mekin, kun naapurikin on saanut.” Oikean tarpeen puute tulee vastaan — jos ei tukihakemuksen eväämisessä niin viimeistään heikkona motivaationa hankkeen edetessä. Tällöin kannattaa harkita, ryhtyäkö tähän nimenomaiseen hankkeeseen laisinkaan.

Motto: Epäonnistua saa, mutta parastaan pitää yrittää.

Sivun alkuun

2. HANKKEEN VALMISTELU

2.1 Hankkeen synty

Hanke syntyy aina jonkin ongelman, epäkohdan tai todetun tarpeen pohjalta. On jokin asia, joka vaatii toimenpiteitä. Yleensä hanke syntyy, kun riittävä määrä ihmisiä päättää yhdessä ryhtyä yhteisiin ennalta suunniteltuihin toimenpiteisiin asian korjaamiseksi.

Sivun alkuun

2.2 Hankesuunnitelma

Hankesuunnitelma on hankkeen keskeisin asiakirja, koska siinä käytännössä määritellään koko hanke. Hankesuunnitelman on vastattava sisällöllisesti seuraaviin kolmeen peruskysymykseen:

1) Miksi hanke toteutetaan, mihin sillä pyritään ja mitä sillä tavoitellaan. Eli toisin sanoen mitä on perusongelma, johon hankkeen tavoitteilla haetaan ratkaisua, mitkä ovat kyseiset tavoitteet ja miten niiden saavuttamista mitataan?
2) Mitä hankkeessa pitäisi saada aikaiseksi. Mitä konkreettisia tuotoksia hankkeessa pitäisi tuottaa, jotta tavoitteisiin voidaan mahdollisimman järkevästi päästä?
3) Miten hanke toteutetaan . Minkälainen on hankkeen toteutusmalli, kuka päättää, mitä tehdään ja kuka tekee, millä panoksilla hanke toteutetaan, miten rahoitus järjestetään ja keitä ovat mahdolliset osapuoletetkä ovat vastuussa sen toteuttamisesta, miten hanketta johdetaan, millä panoksilla se toteutetaan, missä aikataulussa ja keitä ovat hankkeen osapuolet?

Mitä paremmin ja seikkaperäisemmin hankesuunnitelma on tehty, sitä helpompi hankkeelle on saada rahoitusta haluttu määrä, sitä todennäköisemmin hanke tullaan saattamaan loppuun ja helpommin myöhemmin mahdollisesti syntyvät ongelmatilanteet voidaan ratkaista.

Jos hanketta toteutettaessa on epäselvää, mitä pitää tehdä tai onko tehty oikein, voidaan aina palata hankesuunnitelmaan ja katsoa, onko jo tehty linjassa tavoitteiden kanssa. Toisaalta nähdään, millaisia toimenpiteitä suunnitelmassa on edellytetty tehtäväksi, jotta tavoitteet saavutetaan.

Suurimpia toteuttamisen sudenkuoppia on käynnistää hanke ja valita projektisihteeri tai –päällikkö, joka saa itse päättää, mitä tehdä. Ongelmia syntyy myös, jos jokin seikka on jollekin osapuolelle epäselvä tai on olemassa mahdollisuus, että kaikille mukana oleville ei ole syntynyt varmaa käsitystä toimenpiteistä, vastuista tai tavoitteista.

Jotta nämä edellä mainitut karikot voidaan välttää, kannattaa ennakkoon päättää, mitä ja miten aiotaan tehdä, kuka tekee ja kuka vastaa mistäkin. Hankesuunnitelma-asiakirja on näiden ennakkoon tehtyjen päätösten käytännön ilmentymä.

Seuraavassa on esitetty hankesuunnitelman runko, ja mitä kukin sen osa pitää sisällään.

1. Yhteenveto

Tehdään tiivis ja lyhyt yhteenveto hankkeen synnyttäneestä tarpeesta, hankkeen tavoitteista ja toteutustavasta. Tätä tarvitaan, koska kaikilla rahoituksesta päättävillä henkilöillä ei aina ole mahdollisuutta syventyä koko suunnitelmaan. Tiivistelmää voidaan käyttää myös ulkoisessa tiedotuksessa

2 Hankkeen tausta ja tarve

Kuvataan tarkemmin hankkeen taustalähtökohdat. Mikä on ongelma, johon halutaan ratkaisu tai parannus, mikä on tuon ongelman aiheuttaja, mihin oivallukseen hanke perustuu ja kuka hankkeen on käynnistänyt ja miksi?

Selvitetään hankkeen liittyminen sen ohjelman tavoitteisiin, jolta tukea haetaan, sekä hankkeen mahdolliset yhteydet muihin ohjelmiin

3. Kohderyhmät ja hyödynsaajat

Määritellään hankkeen keskeiset kohderyhmät sekä muut hankkeen toteuttamisesta hyötyvät tahot. Hankkeen kohderyhmä on se, jonka toimintaedellytyksiä hankkeella pyritään kehittämään. Hankkeella voidaan välittömästi vaikuttaa myös muuhun sellaiseen ryhmään, jonka toiminta edelleen vaikuttaa itse kohderyhmään. Muita hankkeesta hyötyviä tahoja voi olla paljonkin, mutta niitä ei kannata liian laveasti lukea hankkeeseen, koska hankkeen tavoitteiden seurantaa ei voida silloin kohdentaa

4. Tavoitteet, tuotokset ja niiden toteutumisen seuranta

Määritetään hankkeen pitkän aikavälin kehittämistavoitteet sekä mahdolliset aiemmat välitavoitteet. Tavoitteista ja seurannasta tarkemmin seuraavassa luvussa 4

Kuvataan tärkeimmät konkreettiset tulokset, jotka hankkeella pyritään saamaan aikaan

Määritetään tulosten laatu ja määrä

Valitaan perustellut seurantamittarit, joilla tavoitteisiin pääsemistä voidaan mitata

5. Projektin toteutusmalli tai strategia

Päätetään, mitkä ovat hankkeen toteuttamisen kannalta hyvät ja yleisesti noudatettavat toimintatavat. Näiden toimintatapojen tulisi olla hankkeen onnistumisen kannalta oleellisia

6. Toimenpiteet ja tehtävät

Luetellaan hankkeessa toteutettavat tehtävät ja toimenpiteet ja määritellään niille karkea aikataulu. Kovin tarkkaa luetteloa tai aikataulua ei suunnitteluvaiheessa voi eikä ole mielekästäkään esittää, vaan osa tehtävistä ja aikataulu tarkentuvat hankkeen edetessä. Hankkeen etenemisestä tarkemmin luvussa 4.

7. Panokset eli voimavarat

Arvioidaan, paljonko ja millaisia eri voimavaroja hankkeessa tarvitaan: henkilötyötä, tarvikkeita, laitteita, matkoja, hallintototyötä jne.

8. Kustannusarvio ja rahoitus

Lasketaan, paljonko kustannuksia tarvittavien voimavarojen käytöstä koituu

Suunnitellaan, miten katetaan hankkeen kustannukset eri rahoituslähteistä, ja miten ajallisesti tulo- ja menovirrat ajoittuvat. Hankkeen taloutta ja kustannusarvion rakennetta selvitetään tarkemmin kohdassa 4.4

9. Riskiarvio

Eritellään hankkeeseen sisältyvät toiminnalliset ja taloudelliset riskitekijät. Riskeistä enemmän kohdassa 2.4

10. Organisaatio ja johtaminen

Määritellään hankkeen ohjausryhmä, mahdolliset työryhmät ja hankkeen organisaatio tehtäväkenttineen ja vastuineen. Ohjausryhmän perustamisesta ja toiminnasta on lisätietoja kohdassa 3.3

Luetellaan yhteistyökumppanit ja sidosryhmät, ja todetaan heidän osuutensa hankkeessa

11. Raportointi ja seuranta

Määritellään hankkeen raportoinnin muoto, tekemistapa ja aikataulu

Kuvataan tiedonkulku hankkeen sisällä ja tiedottaminen ulkopuolelle

Määritetään hankkeen kirjanpidon ja taloudellisen seurannan tavat

Kuvataan hankkeen arviointimenettely sen valmistuttua

Sivun alkuun

2.3 Hankkeen seurantatapojen valinta

Hanketta on voitava seurata eri tasoilla. Useimpiin hankkeisiin kuuluu varsinaisten pitkävaikutteisten kehittämistavoitteiden lisäksi välittömiä tavoitteita, jotka on tarkoitus saavuttaa heti niihin liittyvän hankkeen toteuttamisvaiheen valmistuttua. Tavoitteet eroavat tuloksista siinä, että tulokset ovat aina jotain konkreettista, joka valmistuu hankkeen toimenpiteiden lopputulemana. Jotta mihinkään tavoitteisiin voidaan päästä, on saatava aikaan tuotoksia, joilla niihin päästään.

Esimerkki tavoitteista, tuotoksista ja tehtävistä sekä niiden mittaamisesta

Yrittäjäkoulutushankkeessa varsinainen pitkän aikavälin kehittämistavoite voi olla uusien pysyvien työpaikkojen syntyminen yksityissektorille tai kannattavan yritystoiminnan kehittäminen rajatulla alueella ja toimialalla. Välittömänä tavoitteena taas voi olla koulutuksen käynnistäminen tai yritysideoiden kehittäminen. Tuotoksena puolestaan saattavat olla koulutustarveselvitys, koulutusohjelmat, ‑materiaalit tai ‑tilat.

Varsinaisen kehittämistavoitteen mittaamisessa voidaan käyttää aloittavien yritysten ja luotujen työpaikkojen määrää, kohdealueen yritysten kannattavuutta tai asiakkaiden tyytyväisyyttä.

Sen sijaan välittömien tavoitteiden saavuttamista voidaan mitata hankkeessa luotujen yrittäjäkoulutuspaikkojen määrällä, yrittäjien tyytyväisyydellä saamiinsa tukipalveluihin tai kannattavien yritysideoiden määrällä.

Mittarit, joilla tavoitteiden saavuttamista seurataan, ovat hankkeen johtamisen tärkein seurantaväline niin hankkeen toteuttajille kuin rahoittajillekin. Siksi niiden valintaan on syytä paneutua huolella, jotta niistä saatava tieto olisi tarpeellista, helppolukuista, luotettavaa ja ajantasaista. Hyvän mittarin pitäisi täyttää seuraavat vaatimukset:

• mittarista tulee nähdä, mikä vaikutus hankkeella on sen tärkeimmälle kohderyhmälle
• mittarin ei pidä reagoida hankkeesta riippumattomiin ulkoisiin muutoksiin tai ainakin hankkeen vaikutus mittariin on pystyttävä erottamaan muista vaikutuksista
• mittarin on hyvä olla helposti ja edullisesti mitattavissa
• mittarin on oltava luotettava
• mittarin pitää olla sellainen, että se reagoi riittävän herkästi hankkeen toimintaan, jolloin se myös ilmaisee, jos hanke ei vaikuta halutulla tavalla ja jolloin toimintaa hankkeen voidaan tarkistaa vaikuttavammaksi

Helpointa on käsitellä ja lukea mittareita, jotka ovat numeerisessa muodossa. Sellaisia on kuitenkin rajallisesti saatavilla ja toisaalta juuri laadullisen muutoksen mittaaminen on useimmissa hankkeissa kaikkein keskeisintä.

Hankesuunnitelmassa on mittareiden valinnan, arvioinnin ja tulkinnan lisäksi määriteltävä, miten niitä käytännössä seurataan ja kuinka usein.

Sivun alkuun

2.4 Hankkeeseen liittyvien riskien arviointi

Hanke voi epäonnistua monesta syystä. Siksi suunnitelmaa tehdessä on ajatuksella käytävä läpi hankkeeseen liittyvät vaiheet, jotta nähdään, mihin kohtiin liittyy epäonnistumisen riski ja millainen se on. Useimmat riskitekijät liittyvät ulkoisiin tekijöihin ja niiden epävarmaan ennustettavuuteen tai vaikutusten arvioinnin puutteellisuuteen.

Esimerkkejä riskeistä voisivat olla seuraavat: hankkeen avainhenkilö tai joku rahoittajista irtisanoutuu jostain syystä hankkeesta, syntyy vakavia erimielisyyksiä, tehdään merkittäviä virhearviointeja tai ilmaantuu lisäongelmia, joita ei alun perin osattu arvioida.

Sivun alkuun

3 HANKKEEN KÄYNNISTÄMINEN

3.1 Aloituskokous ja menettelytapojen valinta

Kun hankesuunnitelma on valmis ja hankkeen rahoitus ja mahdollisesti myös tukipäätös sekä muut sen toteuttamisen edellytykse ovat varmistuneet, voidaan hankkeen toteuttaminen aloittaa. Aloittaminen tapahtuu aloituskokouksella, josta tehdään pöytäkirja.

Kokouksessa tehty hankesuunnitelma pannaan käytäntöön sekä tehdään siihen tarvittavia tarkistuksia ja muutoksia. Aloituskokouksessa

• perustetaan hanketta ohjaava ja päätökset tekevä ohjausryhmä
• nimetään hankkeen virallinen vastuuhenkilö ja vetäjä, jolla on hankkeen seurantavastuu
• muodostetaan erillinen työryhmä, joka toimeenpanee ohjausryhmän päätökset, jollei hanke ole niin pieni, ettei erillistä toimeenpanoelintä tarvita
• lyödään lukkoon hankkeen muu organisaatio
• sovitaan kunkiin toimijan tehtäväkuva, velvollisuudet, valta ja vastuu, erityisesti se, mistä päättää ohjausryhmä ja mistä toimeenpaneva projektipäällikkö tai ‑sihteeri
• päätetään tarkemmin toimenpiteistä, joihin seuraavaksi ryhdytään
• sovitaan lähiajan aikataulu
• päätetään hankkeen seurannan käytännön tavoista

Aloituskokouksen pöytäkirja aloittaa hankkeen dokumentoinnin eli sovittujen asioiden, ehdotusten ja päätösten kirjaaminen loogiseen ja helposti luettavaan muotoon, mitä helpottamaan tämä kansio on tarkoitettu.

Sivun alkuun

3.2 Hankesuunnitelman arviointi (tarvitseeko suunnitelmaa täsmentää)

Vaikka hankesuunnitelma olisi tehty kuinka hyvin, sitä yleensä tarvitsee ajan kuluessa joiltakin osin muuttaa. Hankkeen aloittamiseen mennessä suunnitelman teosta on yleensä kulunut jo jonkin aikaa, ja tällä välillä ulkoiset tekijät ovat saattaneet muuttua, tietämys hankkeesta lisääntyä tai hankkeen osapuolten määrä muuttua.

Hankesuunnitelmaa ei kuitenkaan kannata muutella vähämerkityksisten tai käytännön seikkojen vuoksi vaan vain, jos hankkeen perusteiden tai toteuttamisen kannalta olennaiset asiat ovat muuttuneet. Kun uudelleenarviointi esimerkiksi aloituskokouksessa antaa aihetta tehdä muutoksia, niistä on tiedotettava hyvin kaikille hankkeeseen osallistuville ja sidosryhmille. Muuttamisen pitää myös perustua hankkeeseen osallistuvien laajemmalle yhteiselle tahdolle tai hyväksynnälle kuin vain esimerkiksi vetäjän omalle mielipiteelle.

Sivun alkuun

3.3 Ohjausryhmän perustaminen

Ohjausryhmä voi kooltaan vaihdella. Yrityshankkeissa voi toimitusjohtaja yksin päättää kaikista toimenpiteistä, ja laajoissa hankkeissa voi ohjausryhmässä olla 5 – 10 jäsentä, esimerkiksi laajemmissa yhteishankkeissa yksi jäsen kustakin osallistuvasta yrityksestä jne.

Ohjausryhmän jäseniksi valitaan hakijan, rahoittajien ja sidosryhmien edustajia. Ryhmän idea on koota hankkeessa mukana olevat tahot yhteen varsinaisesta toteuttamisesta erilliseen ryhmään, jossa tiedon‑ ja mielipiteidenvaihdon myötä syntyy hankkeen toimintaa mahdollisimman hyvin ohjaavia päätöksiä.

Sivun alkuun

4. HANKKEEN TOTEUTTAMINEN JA SEURANTA

4.1 Ohjausryhmän toiminta

Aloituskokouksessa perustettava ohjausryhmä on tärkein hanketta koordinoiva toimielin. Ohjausryhmä päättää kokouksissaan määräajoin, esimerkiksi 1 – 2 kuukauden välein, mitä hankkeessa tulee tehdä ryhmän seuraavaan kokoukseen mennessä. Ryhmän tehtävä on myös valvoa, tuliko edellisessä kokouksessa sovitut ja päätetyt asiat tehtyä. Ohjausryhmän toimenkuva on siis

• tehdä päätökset
• valvoa hankkeen edistymistä
• arvioida saatuja tuloksia
• hoitaa yhteydenpitoa rahoittajien ja tärkeimpien sidosryhmien sekä hankkeen välillä
• tukea hankkeen vetäjää

Sivun alkuun

4.2 Ohjeita hankkeen toteuttajalle

Hanketta toteuttaa ja toteuttamisesta vastaa projektipäällikkö tai ‑sihteeri tai muu hankkeen vetäjä. Tärkeintä toimivuuden kannalta on selkeä työnjako ohjausryhmän ja hankkeen toteuttamisesta vastaavan ja toisaalta toteuttamisvastaavan ja muiden toteuttajien välillä.

Toteuttajan on katsottava, että hän saa riittävät ohjeet toiminnalle sekä hankesuunnitelmasta että ohjausryhmältä. Jos näin ei ole, on hankesuunnitelmaa muutettava tai toteuttamisen menettelytapoja muutettava. Ohjausryhmän päätösten oikeanlaisen toteuttaminen on mahdollista vain, jos tiedonkulku toimii.

Toteuttajan on pidettävä huoli, että toimenpiteiden toteuttamisaikataulu ja ‑kustannusarvio on realistinen ja että toimenpiteiden toteuttaminen ylipäätään on mahdollista.

Hankkeessa noudatetaan hyväksyttyä hankesuunnitelmaa ja myönnettyjen tukien ehtoja. Onkin erittäin tärkeää varmistaa tukipäätöksessä mainittuja ehtoja kuten:

• mihin kustannuksiin tukea on myönnetty (hyväksytyt kustannukset)
• tukipäätöksen aikataulut (maksatushakemukset, raportointi ja hankkeen päättyminen)

Tukipäätöksessä on yleensä eritelty toimenpiteet ja kustannukset joihin tukea myönnetään. Jos niistä poikkeaa, tule poikkeavuus ensin saada hyväksyttyä tukea myöntäneen viranomaisen taholta, muutoin voi käydä niin ettei syntyneet kustannukset ole kaikki tukikelpoisia. Myös maksatuksen aikatauluja pitää noudattaa, liian myöhään jätetty maksatushakemus voi saada hylkäävään päätöksen sen perusteella, että sitä ei ole toimitettu säädetyssä ajassa.

Valvonnan ja oman seurannan helpottamiseksi toteuttajan kannattaa järjestää hankepäiväkirja, johon merkitään ylös kaikki oleelliset tapahtumat ja johon tarvittaessa voidaan aina palata epäselvyystilanteissa ja tarkastamismielessä. Hankepäiväkirjan ei välttämättä tarvitse olla erillinen vihkonsa vaan myös selkeästi merkitty päivyri käy.

Hankkeen toteuttajan on myös luotava itselleen toimiva järjestelmä, jonka avulla hän käytännössä havaitsee ja voi alkaa ratkoa poikkeavuuksia ja ongelmatilanteita. Toisin sanoen on tiedettävä, mitä tehdä, kun huomataan että käytännön toiminta poikkeaa hankesuunnitelman periaatteista tai ohjausryhmän päätöksistä.

Sivun alkuun

4.3 Hankepäiväkirja ja muistiot

Sisäisen tiedonkulun ja johtamisen muoto on periaatteessa vapaa, eli päiväkirjat ja muistiot saa tehdä niin kuin parhaaksi katsoo. Mutta kun hankkeessa on mukana ulkopuolisia rahoittajia – tämä koskee erityisesti EU-rahoitusta –, tulee varautua mahdollisiin tarkastuksiin. Joka tapauksessa kirjanpidon on oltava asiallinen.

Usein rahoittajan väliraporteissa vaatimien seurantatietojen kokoaminen on teknisesti vaativaa tai työlästä. Pääasiassa riittää, että raportoidaan tukipäätösten mukaiset tiedot. Raportointi tapahtuu yleensä siten, että puolivuosittain tehdään väliraportti (ks. Kohta 4.7). Otsikoinnissa ja asioiden jaottelussa voi yleensä noudattaa hankesuunnitelmassa tehtyä, jolloin samalla nähdään, onko edetty hankesuunnitelman mukaisesti.

Koska raportointia kuitenkin on tehtävä ulkopuolelle säännöllisesti, kannattaa alusta asti myös sisäisen seurannan olla hyvin järjestettyä. Myös omavalvonnan toteuttamista kannattaa harkita. Sen avulla voidaan selvittää, tehdäänkö asiat parhaalla mahdollisella tavalla, voitaisiinko jokin asia tehdä tehokkaammin, miten todeta poikkeavuudet ja miten välttää niiden aiheuttamat riskit.

Sivun alkuun

4.4 Talous ja kirjanpito

Hankesuunnitelmassa olevaa kustannusarviota on yritettävä noudattaa koko hankkeen ajan. Kaikki kustannukset tulee kirjata hankkeen omaan keskitettyyn kirjanpitoon myös silloin, kun on useita toimijoita, joilla on ehkä omatkin kirjanpitonsa. Esimerkiksi yritysyhteishankkeissa, joissa omia yrityskohtaisia kustannuksia kuuluu hankkeeseen, tulee kustannukset todeta hankekirjanpidossa.

Lain mukainen yhdenkertainen kirjanpito on riittävä. Kirjanpidon periaatteita ja oman työ‑ tai pääomapanoksen kirjaamisen periaatteita sekä maksuvalmiutta on selostettu tarkemmin kohdassa 1.7.

Kustannusseurannan ja kirjanpidon pitää noudattaa tukipäätöstä. Koska tukipäätös puolestaan perustuu hankesuunnitelman kustannusarvioon, kannattaa jo suunnitteluvaiheessa käyttää hyväksi havaittua jaottelua:

• Palkat ja muut henkilöstökulut
• Hankkeen palkattavan henkilöstön palkka- ja sosiaalikulut
• Matkakulut
• Matka- ja asumiskulut sekä päivärahat
• Ostetut palvelut
• Ulkopuolisten asiantuntijoiden palkka- ja sosiaalikulut, konsulttipalkkiot
• Maksetut kurssimaksut tms.
• Materiaalikulut ja hankinnat
• Pienet laitehankinnat
• Materiaalikulut
• Käyttökulut
• Toimistokulut, puhelin, postitus, kopiointi, tarvikkeet jne.
• Vuokrat
• Huolto ja korjauskulut
• Investoinnit
• Suuret laitehankinnat
• Rakentaminen

Hakijan tulee itse jakaa kustannukset tukipäätöksessä hyväksytyn kustannusrakenteen mukaisesti. Hankkeen kirjanpito kannattaa alunperinkin järjestää tukipäätöksen mukaisesti, jolloin kustannusten toteuma automaattisesti noudattaa tukipäätöstä.

Hankken kustannukset ja tulot esitetään kustannuslajeittain jaoteltuna sekä aikajärjestyksessä (esim. kalenterivuosittain) että hankeen alusta alkaen kertyneinä. Seurannan työmäärän vähentämiseksi esimerkiksi Excel-taulukko voi olla hyvä jaottelupohja, jolla luvut voidaan helposti ilmaista myös kumulatiivinen (kertynyt) määrä.

Maksuvalmius tulee varmistaa jatkuvasti ja etukäteen arvioida tulojen ja menojen eriaikaisuuden vaikutukset rahoitustarpeeseen. Tulevat kustannukset ja laskut tulee voida maksaa, vaikka tuki maksetaan vasta jälkikäteen todellisia kustannuksia vastaan, ellei ole poikkeuksellisesti saatu ennakkoa. Näin ollen tulee omassa kassassa olla varoja 50 – 100 % hankkeen talousarvion loppusummasta, jotta hanke voi sujua suunnitelmien mukaisesti. Tarvittava väliaikaisrahoitus tulee voida osoittaa rahoitussuunnitelmassa.

Sivun alkuun

4.5 Hankkeesta tiedottaminen

Tiedottamista voi olla kahdenlaista: joko omaa sisäistä tiedottamista hankkeeseen osallistuvien, sen toteuttajien ja päätöksentekijöiden välillä tai ulkoista tiedottamista ja raportointia kohde‑ ja sidosryhmille, yleisölle ja hankkeen muille osapuolille. Hankkeen tavoitteet ja toimenpiteet sekä kulloinenkin tarve sanelevat tiedottamisen tarpeellisuuden.

Tiedottaminen kannattaa suunnitella etukäteen niin hankesuunnitelmassa kuin tarkemmin aloituskokouksessa ja hankkeen eri vaiheissa. On ratkaistava, mitä tulee tiedottaa, kenelle ja kuka tiedottamisen suorittaa ja siitä vastaa. Raportointi on myös tiedottamista, mutta tiedottamiseksi ei riitä pelkkä hankkeen rahoittajan vaatima raportointi. Lisäksi raportoinnissa peilataan yleensä hankesuunnitelmaa ja seurataan, onko edetty suunnitelman tavoitteiden mukaan.

Niin ulkoisen kuin sisäisenkin tiedottamisen sujuvuutta parantaa hyvä hankkeen dokumentointi. Sisäisessä tiedottamisessa hyväksi koeteltu tapa on ohjausryhmän kokousten päätösten ja tulosten kirjaaminen pöytäkirjamaisesti; pöytäkirjoja voidaan sittemmin jakaa eri osapuolille.

Hankepäiväkirja, johon kirjataan kaikki, mitä hankkeessa tapahtuu, on hyvä, sillä sen pohjalta laatia lähes kaikki tarvittava tiedottaminen. Siiheen voidaan palata myös yksittäisissä kysymyksissä.

Sivun alkuun

4.6 Toteuttamisen ja seurannan pöytäkirjat, asiakirjat ja lomakkeet

Hankkeissa todetaan toiminta ja eteneminen aina ohjausryhmän kokouksissa. Periaatteessa voidaan lähes kaikki mitä hankkeessa tapahtuu dokumentoida, se tehdään erityyppisille lomakkeille tai todetaan eri kokouksissa, jolloin toimenpiteet kirjataan kokouspöytäkirjoihin.

Dokumentointi on hyvin tärkeää. Usein saattaa esim. rahoittaja jälkikäteen (esim maksatushakemukset tai tarkastuksen yhteydessä) tiedustella mitä on tehty. Dokumentointi tulee rakentaa siten, että ulkopuolinen taho voi vaivatta todeta mitä hankkeessa on tehty, miten toimenpiteistä on päätetty, kustannukset ja niiden kuuluminen hankkeeseen sekä toimenpiteiden tuloksellisuus. Tästä syystä on tarpeen kirjoittaa ylös mahdollisimman paljon hankkeen tapahtumista. Alla on listaus tärkeimmistä käytettävistä dokumentointimenetelmistä:

• kokouspöytäkirjat (mallit liitteenä)
• hankepäiväkirja
• osallistumisluettelot
• talkoopäiväkirjat
• kuitit ja tositteet (joihin voi liittää sanallinen selitys)

Sivun alkuun

5 HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN

5.1 Toiminnan alasajo ja tehtävien päättäminen

Hankkeen lähestyessä loppuaan tulee varmistaa, että hankesuunnitelman ja ohjausryhmän päättämät toimenpiteet saadaan toteutettua ja päätettyä hyväksytyn ajan ja kustannusarvion mukaisesti. Varsinkin hankkeen loppuvaiheessa tulee erityisesti tarkkailla aikataulujen pitävyyttä ja huolehtia siitä että tarpeelliset tehtävät saadaan suoritettua loppuun saakka. Hyvä ennakointi ja suunnittelu edesauttavat.

Ohjausryhmässä kannattaa jo hyvissä ajoin ennen päättymistä listata kaikki hankkeen päättymisvaiheen tehtävät ja huolehtia että vielä on aikaa ja resursseja vastata hankkeen toimenpiteistä ja sitoutumisista loppuun saakka. Huomiota tulee erityisesti kiinnittää arviointiin, mahdolliseen tulosten mittaamiseen ja loppuraportointiin.

Sivun alkuun

5.2 Kustannusseuranta

Hankkeen hyväksytty kustannusarvio ja toteutuneet kustannukset kannattaa hankkeen loppuvaiheessa tarkastaa. Yleensä kasautuvat muutospaineet loppuvaiheille, jolloin tulee entistäkin tärkeämmäksi huolehtia siitä että kaikki kustannukset ovat hyväksyttyjen kustannusten parissa. Mahdolliset muutokset kustannusarvioon tulee yleensä hyväksyttää tukiviranomaisella ennen niiden toteutumista.

5.3 Hankkeen tulosten arviointi

Hanketta tulee arvioida sen mukaan, miten hyvin se saavuttaa itselleen hankesuunnitelmassa asettamiaan tavoitteita. Näin ollen mitään yleisiä arvioinnin mittareita tai menetelmiä ei ole, vaan ne ovat pitkälti hankekohtaiset. Hankkeen loppuvaiheessa, mahdollisesti vasta toimenpiteiden päättymisen jälkeen tulee objektiivisesti arvioida hankkeen tulokset suhteessa hankesuunnitelmassa asetettuihin tavoitteisiin. Hyvä tapa on päättää ohjausryhmässä arviointimenetelmä sekä vahvistaa ohjausryhmässä arvioinnin tulokset.

Hanketoiminnan päämäärä on käynnistää uutta toimintaa ja saada lisäarvoa kehittämistyön tuloksena. Hanketoimintaan liittyy aina tiettyjä riskejä, sillä tuloksia ei voida etukäteen taata. Näin ollen on selvää etteivät kaikki hankkeet saavuta asetettuja tuloksia. Tärkeää on että pyritään käytettävissä olevin keinoin saavuttamaan asetettuja tavoitteita, mutta ellei niihin päästä tulee myös voida arvioida mitkä seikat estivät haluttujen tulosten saavuttamisen.

Sivun alkuun

5.4 Loppuraportti ja maksatukset

Hankkeen tehtävien ja kustannusten päädyttyä tulee kirjoittaa loppuraportti ja tehdä viimeinen maksatushakemus. Loppuraportissa esitetään mm seuraavat asiat:

• hakijan ja tukipäätöksen tiedot
• lyhyt yhteenveto hankkeen synnystä, toimijoista ja hankkeen tavoitteista
• yhteenveto siitä, mitä hankkeessa kaiken kaikkiaan tehtiin ja mitä olisi pitänyt tehdä
• toimenpiteet ja kustannukset eriteltynä
• mahdolliset poikkeamat hankesuunnitelmasta
• hankkeen tulokset verrattuna alkuperäisiin tavoitteisiin ja hankesuunnitelmaan

Loppuraportin tulee olla kirjoitettuna niin, että myös täysin ulkopuolinen taho voi raportista todeta miksi hanke on käynnistetty, myönnetty tuki, mitä on tehty ja mitkä ovat olleet tulokset, onko pysytty alkuperäisessä hankesuunnitelmassa ja kuka on vastannut mistäkin hankkeen puitteissa. Loppuraporttiin on hyvä liittää mahdollisia lehtiartikkeleitä, valokuvia tai muuta materiaalia, joka hyvin kuvaa hankkeen toimenpiteitä ja tuloksia.

Sivun alkuun

6 TYÖN ALLA OLEVAT ASIAT

Kerää tähän hankkeen aikana kesken oleva materiaali

7. VALMIS MATERIAALI

Kerää tähän esitteet, tiedotteet, valokuvat ja muu hankkeeseen liittyvä valmis materiaali

8. HANKEPÖYTÄKIRJAT

Kerää tähän hankkeen aikana täytetyt pöytäkirjat

• käynnistyskokouksen pöytäkirja
• ohjausryhmän kokouspöytäkirjat
• työryhmien kokouspöytäkirjat
• hankepäiväkirja
• talkoopäiväkirjat
• muut

9 HANKESUUNNITELMA, TUKIHAKEMUS JA –PÄÄTÖS, SOPIMUKSET

10. MUUTA HANKKEESEEN LIITTYVÄÄ

Sivun alkuun

Edelliselle sivulle

Etusivulle